Adjoint.e administratif.ve

Regroupement des centres d'amitié autochtones du Québec

City

Wendake

Job description

RESPONSABILITÉS
Sous la supervision de la direction générale adjointe, l’adjoint.e administratif.ve aura pour principales tâches d’assister et d’appuyer l’équipe de direction dans les aspects administratifs, la gestion des documents et de contribuer aux mieux-être du climat de travail.

De façon plus spécifique :

Soutien administratif général

Préparer, saisir et réviser la correspondance, les factures, les présentations, les rapports et autres documents ;
Mettre en page les documents selon les normes internes ;
Ouvrir, distribuer et classer le courrier postal et électronique, coordonner la circulation des renseignements à l’interne et avec les membres ;
Collecter, vérifier et classer les factures selon les règles de nomenclature établies, en veillant à la conformité des pièces justificatives ;
Concilier les transactions de carte de crédit (mise à jour mensuelle du tableau Excel) ;
Assurer le suivi auprès des fournisseurs concernant les paiements ;
Gérer les besoins d’entretien des locaux ;
Organiser les systèmes de classement (manuels et informatisés) ;
Accueillir les visiteurs et réceptionner les colis ;
Compiler, s’il y a lieu, des données, des statistiques et d’autres renseignements, afin d’appuyer les activités de recherche et rapport d’activités ;
Commander les fournitures de bureau, gérer l’inventaire, les achats de café et produits d’hygiène ;
Effectuer des tâches courantes : impression, découpe, lamination et boudinage.

Soutien aux opérations et à la vie d’équipe

Répondre aux demandes de renseignements par téléphone ou courriel, transmettre les appels et messages ;
Planifier et confirmer des rendez-vous et réunions ;
Offrir un soutien à la coordination de formations et de rencontres d’équipe ;
Appuyer le recrutement : convocations, tri de CV, intégration ;
Superviser et former, au besoin, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l’utilisation de logiciels courants ;
Gérer les listes de contacts, anniversaires et ancienneté des employés ;
Souligner les anniversaires (carte de vœux et achat de cartes-cadeaux).

Soutien au conseil d’administration et aux comités

Rédiger les avis de convocation, ordres du jour et autres documents liés aux rencontres ;
Rédiger les extraits de résolution et les procès-verbaux conformément aux décisions prises ;
Coordonner le processus d’intégration des nouveaux membres du conseil d’administration ;
Organiser et archiver les documents du conseil et des comités sur DiliTrust.

Required experience and qualifications

EXIGENCES
Formation et exigences

Un diplôme d’études collégiales ou un programme d’apprentissage avec 3 ans d’expérience ;
Bonne maîtrise des outils informatiques et de gestion : Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, PowerPoint, Access, Sharepoint, Planificateur et Teams) ;
Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite ;
Maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite, un atout ;
Membre des Premières Nations et du Peuple Inuit, un atout.

Aptitudes et habiletés

Organisation et gestion des priorités
Communication et discrétion
Rigueur et autonomie
Esprit d’équipe
Proactivité
Compétences informatiques
Résolution de problèmes
Approche client