Réceptionniste

CDRHPNQ

Ville

Québec

Catégorie(s)

Sciences humaines et sociales, Service à la clientèle

Type

Temps plein, Permanent, Présentiel

Langues

Français, Anglais

Description du poste

Le ou la réceptionniste est responsable d’effectuer des tâches administratives générales liées au mandat et aux objectifs établis par le coordonnateur de son centre de service en emploi et formation (CSEF). À ce titre, la personne titulaire du poste assure le service à la clientèle urbaine ainsi que la gestion de dossiers, de documents, d’équipement et de fournitures de bureau. Elle rédige les divers mémos, courriels, comptes rendus et autres, gère les communications et effectue la classification numérique des différents dossiers. Elle peut également être appelé(e) à exécuter d’autres tâches connexes conformément aux objectifs de développement des ressources humaines des Premières Nations, des Inuits et des Autochtones vivant en milieu urbain.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Faire fonctionner un ordinateur personnel et divers logiciels tels que Word, PowerPoint, Excel, SSAMTA, Outlook, internet et autres et offrir de l’assistance lorsque requis;
Organiser et tenir à jour des systèmes de classement de l’information;
Ouvrir un dossier pour chaque client qui fait une demande de service, lui faire remplir les formulaires nécessaires à l’ouverture de dossier; •S’assurer que les dossiers clients sont complets et incluent tous les formulaires requis (ex.:demandes de financement, transactions FAE 5159, consentement du client, politique d’assiduité, preuve de résidence) et créer le dossier dans SharePoint;
Inscrire et tenir à jour l’information des dossiers clients dans les bases de données SSAMTA et MSI, selon les méthodes et procédures établies;
Transférer le dossier client au conseiller en emploi ou à l’agent de développement en emploi pour la prise en charge du client et fixer la date du premier rendez-vous.
Répondre aux demandes de renseignements téléphoniques, transmettre les appels, prendre les messages ou céduler des rendez-vous; •Aider le client à remplir les formulaires et recueillir la documentation nécessaire pour ouvrir son dossier (demande de certificat de naissance, RAMQ, demande de carte de statut indien, etc.);
Effectuer une analyse préliminaire des besoins du client pour faciliter et bien diriger sa demande (source de revenu, enfants à charge, état civil, intérêt, but de la demande, etc.)

Expérience(s) et qualification(s) requise(s)

EXIGENCES

Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
2 années d’expérience en secrétariat
Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou comptabilité; ou
Diplôme d’études collégiales en technique bureautique; ou
Diplôme d’études secondaires jumelé à de l’expérience en secrétariat.

COMPÉTENCES CLÉS

Bonne connaissance des techniques de réponses téléphoniques;
Habileté à offrir un service à la clientèle professionnel;
Capacité à instaurer des systèmes de classement efficaces;
Habileté dans la rédaction de lettres, mémos, courriels et autres communiqués;
Excellentes aptitudes en communications orales par l’utilisation d’un langage soigné;
Bonnes connaissances en mathématiques de base;
Connaissance de la communauté autochtone urbaine et des institutions autochtones liées au marché de l’emploi et/ou de la formation.