Agent(e) administratif(ve)

Description du poste

L’agent(e) administratif(ve) est responsable d’effectuer des tâches administratives générales liées au mandat et aux objectifs établis par la coordination de son centre de service en emploi et formation (CSEF). La personne titulaire du poste peut également être appelée à exécuter d’autres tâches connexes

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Entrer et tenir à jour les données (ex. : tenue du registre des paiements, fiches de suivi des projets, correspondances,etc.) dans les bases de données SSAMTA et SIP pour chaque dossier client, selon les méthodes et procédures établies;
• Recueillir et classer toute correspondance dans le dossier du client (ex. : factures, reçus, d’assiduité, journaux des salaires, contrats, billets médicaux, avis de fin de participation, avis de décision, changements d’adresse, etc.);
• Envoyer les documents, ainsi que les contrats aux centres de formation et aux promoteurs et faire le suivi auprès d’eux pour s’assurer que les ententes sont signées, transmettre une copie au bureau régional et en faire le suivi;
• Compiler les données, produire les statistiques et fournir tous autres renseignements nécessaires demandés(ex. : liste des paiements d’allocation);
• Assister les collègues dans la production de rapports (ex. : suivi des résultats, assiduité, activités, financier, journaux des salaires, rapports d’absence, etc.);
• Assister pour la fermeture des dossiers clients en s’assurant que tous les paiements ont été traités conformément aux procédures internes des Services urbains et que le rapport final a été consigné au dossier;
• Participer au développement de nouveaux outils, sur demande, afin de faciliter le travail des employés du CSEF.

Expérience(s) et qualification(s) requise(s)

EXIGENCES

• Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou comptabilité; ou
• Diplôme d’études collégiales en technique bureautique; ou
• Diplôme d’études secondaires jumelé à de l’expérience en secrétariat.
• Connaissance des logiciels courants, dont la suite Office de Microsoft (Word, PowerPoint, Excel, Outlook), Internet et autres.

COMPÉTENCES CLÉS

• Bonne compréhension de la réalité de la clientèle autochtone urbaine, ainsi que des structures et des institutions autochtones;
• Aptitudes en communication orale et écrite;
• Connaissances de base en mathématiques;
• Souci du détail, discrétion, autonomie et polyvalence;
• Sens développé des responsabilités et de l’organisation du travail;
• Bonne capacité à gérer son temps et à travailler sous pression.

Période d’affichage du poste

Jusqu’au 2026-04-10 à 17:00