Commis à la gestion des documents

Job description

🎯 Description :

Le Conseil Mohawk de Kahnawà:ke est à la recherche d’un(e) commis à la gestion des documents pour assurer l’intégrité, l’organisation et la sécurité de ses dossiers physiques et numériques. Ce rôle est essentiel au respect des obligations légales et réglementaires, à la récupération rapide des documents et à l’application des calendriers de conservation.

✅ Responsabilités :

Gestion documentaire et numérisation

• Numériser les documents papier et convertir les anciens supports (cassettes audio, disquettes, CD) en formats numériques.

• Classer, indexer et téléverser les documents dans le système centralisé.

• Étiqueter et organiser les boîtes d’archives pour le stockage ; coordonner le transfert vers un entrepôt externe et la destruction sécurisée des documents.

• Suivre les protocoles de conservation, de sécurité et de destruction des documents.

• Offrir un soutien administratif et contribuer aux projets du service.

Traitement des demandes de recherche

• Suivre les demandes via le système de billets.

• Rechercher les documents dans les systèmes électroniques, les archives du CMK ou l’entreposage hors site.

• Tenir à jour les registres des demandes, approbations et prêts de dossiers.

• Collaborer avec les autres services pour répondre aux demandes et gérer les priorités selon les échéances établies.

Required experience and qualifications

⭐ Qualifications :

• Option 1 : DEP en gestion documentaire, administration, bibliothéconomie ou gestion de l’information avec 1 an d’expérience pertinente.

• Option 2 : Diplôme d’études secondaires avec 3 ans d’expérience pertinente et formation en gestion des documents.

• Connaissance des technologies de numérisation et des systèmes de gestion documentaire est un atout.

Compétences et qualités :

• Connaissance des bonnes pratiques en matière de classement, d’archivage, de confidentialité et de récupération de documents.

• Maîtrise de la suite Office 365.

• Excellentes aptitudes en recherche, gestion du temps et organisation.

• Rigueur, discrétion et capacité à gérer de l’information confidentielle.

• Excellente communication orale et écrite, professionnalisme et diplomatie.

• Capacité à soulever jusqu’à 25 lb et à monter/descendre des escaliers.

• Volonté d’apprendre la langue kanien’kéha ; connaissance du kanien’kéha ou du français est un atout.

📩 Modalités de candidature :

Faire parvenir votre candidature à l’Unité des ressources humaines du Conseil Mohawk de Kahnawà:ke.
📅 Date d’affichage : Juin 2025
🕒 Horaire : Du lundi au vendredi, heures supplémentaires occasionnelles possibles.

Job posting period

Until 2025-08-31 at 16:00