Technicienne ou technicien en gestion documentaire

Ministère du Conseil exécutif

Ville

Québec

Catégorie(s)

Administration, affaires, comptabilité et finance, Bibliothécaire

Type

Contractuel, Formule hybride, Temps plein

Langues

Français

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Description du poste

*IMPORTANT*: L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne: https://emplois.carrieres.gouv.qc.ca/jobs.cfm?offerid=247249

Ministère du Conseil exécutif (MCE) : Direction générale de la gouvernance et de l’administration (DGGA) – Direction de la gestion documentaire et des ressources matérielles (DGDRM). Un emploi occasionnel d’un an est à pourvoir au 875, Grande Allée Est, à Québec, avec possibilité de télétravail en mode hybride (télétravail/présentiel).

L’entrée en fonction est prévue en décembre 2024.

Vos défis :
-Procéder à l’ouverture, au déclassement, au versement ou à la destruction des dossiers, selon les procédures prescrites et documentées;
-Produire des recherches dans la base de données pour répondre aux demandes d’information des clients et dans le cadre d’enquêtes ou de litiges;
-Collaborer à la rédaction des aide-mémoires, des guides et des procédures destinées à la clientèle;
-Revoir les processus de traitement opérationnels de la division pour le volet documentaire ministériel et les documenter;
-Recommander des pistes de solutions dans l’application des outils et assurer la mise en place des changements;
-Former les répondants en gestion intégrée des documents et effectuer des suivis afin d’assurer l’adoption et le maintien des bonnes pratiques;
-Soutenir l’équipe technique en place lors des activités en lien avec le transfert des fichiers vers SharePoint;
-Participer à la sélection des stratégies de classement et aux tests de conformité pour en évaluer la faisabilité;
-Traiter les fichiers non transférés dans SharePoint et les intégrer dans la base de données ministérielle (SyGED) ou procéder à la destruction ou au versement.

Expérience(s) et qualification(s) requise(s)

Exigences de l’emploi :

-Détenir un diplôme d’études collégiales en documentation ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.

Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur à celle exigée. La personne qui détient un diplôme d’études collégiales (DEC) non pertinent combiné à une année d’études postsecondaires pertinente peut également être admise.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. Les candidats qui ne détiennent pas l’évaluation comparative liée à la scolarité exigée ne peuvent pas être embauchés.

-Posséder la citoyenneté canadienne ou le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente.
Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.

-Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

Atouts :
-Posséder de l’expérience dans la gestion des archives administratifs.