Agent(e) de soutien administratif, classe I

Cégep de Saint-Hyacinthe

City

Saint-Hyacinthe

Job description

Agent(e) de soutien administratif, classe I – Centre de services-conseils aux entreprises – SYNOR

📌 Numéro de concours : 24-25-59-S(r)
📌 Service : Formation continue
📌 Lieu de travail : Cégep de Saint-Hyacinthe
📌 Horaire : Temps plein, de 8h00 à 16h00
📌 Salaire : 24,99$ – 27,95$ de l’heure
📌 Entrée en fonction : Dès que possible
📌 Fin d’affichage : 6 avril 2025

Pourquoi rejoindre le Cégep de Saint-Hyacinthe ?

Un environnement dynamique et innovateur.
Une conciliation travail/vie personnelle.
Régime de retraite, avantages sociaux et divers congés.
Accès à des installations modernes : gym, piscine, bibliothèque, garderie.
Programmes de formation et de développement professionnel.
Un cadre de travail valorisant et stimulant.

Nature du travail

Ce poste est un remplacement à temps complet d’une durée indéterminée.
L’agent(e) de soutien administratif joue un rôle clé dans la gestion des opérations du service de formation continue SYNOR. Il/elle assure la gestion des inscriptions, le suivi avec les clients et formateurs, la préparation des formations et le traitement des demandes.

Responsabilités principales

✅ Accueillir les clients, formateurs et participants et fournir les informations nécessaires.
✅ Gérer et classer des documents administratifs et bases de données.
✅ Organiser les réunions et formations (convocations, préparation de dossiers).
✅ Assurer le suivi des inscriptions et des formations.
✅ Effectuer certaines tâches comptables (facturation, paies des formateurs, etc.).
✅ Participer à l’amélioration des processus administratifs.
✅ Utiliser et maîtriser les outils technologiques (Suite Office 365, Excel, Teams, Outlook).
✅ Toute autre tâche connexe selon les besoins du service.

– Révise du contenu et produit différents tableaux et graphiques.
– Tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, les feuilles de présence, les dossiers des personnes qu’elle assiste, notamment pour les conseillers pédagogiques, ainsi que les formateurs et les consultants, pour lesquels elle peut tenir leur agenda de formation.
– Organise les réunions et les activités de formation, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers.
– Utilise les outils technologiques et les plateformes mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
– Effectue certaines opérations comptables (facturation, paies des formateurs, etc.) et voit au respect des normes et procédures.
– Sur demande, effectue des achats de valeur peu élevée.
– Participe à l’amélioration continue des processus administratifs et propose des solutions innovantes
– Initie au travail les nouvelles personnes.
–

Required experience and qualifications

Qualifications requises

📌 Diplôme requis :

DEP en soutien administratif ou DES avec une année d’expérience pertinente.

📌 Compétences recherchées :

Excellente organisation et rigueur.
Autonomie et proactivité pour anticiper les besoins.
Capacité à communiquer efficacement avec divers interlocuteurs.
Bonne maîtrise du français écrit et oral.
Aisance avec Excel, Teams, Outlook et Word (connaissance de Dynamics et Power BI, un atout).
Esprit d’analyse et synthèse.
Adaptabilité et collaboration dans un environnement en constante évolution.