Adjoint(e) administratif(-ve)

Description du poste

Direction de l’accueil et de l’expérience du visiteur
Poste régulier – Temps plein
Affichage du 10 au 21 juin 2024

Tu es LA personne organisée de ton entourage, tu as de l’initiative et (en plus !) tu as de l’intérêt pour le monde muséal ?

On est présentement à la recherche d’une adjointe ou d’un adjoint administratif pour assurer le soutien administratif de la Direction de l’accueil et de l’expérience du visiteur.

Le Musée de la civilisation place l’humain au cœur de ses actions muséales. Il suscite la rencontre de soi et de l’autre; il propose une expérience mémorable, émouvante, qui incite à agir.

Situés au cœur du Vieux-Port de Québec, nos bâtiments patrimoniaux sont entourés de plusieurs restaurants, boutiques, parcs et galeries d’art. On peut dire que notre milieu de travail ne manque certainement pas de vie !

Faire partie de l’équipe du Musée, c’est créer l’extraordinaire, ensemble. Si tu cherches un environnement de travail stimulant dans une équipe attachante, tu es à la bonne place.

Mandat

Voici comment tu t’impliqueras plus spécifiquement :

Tenir l’agenda de la directrice et prendre les dispositions s’y rattachant
Te tenir informé ou informée des dossiers en cours afin de trier, de traiter et d’effectuer un suivi des questions et demandes reçues par téléphone, par courrier ou par courriel
Effectuer les réclamations de frais de déplacement du personnel de la direction
Concevoir, rédiger et corriger des documents
Vérifier la qualité et la forme linguistique de textes et mettre en page divers documents : présentations, correspondance, contrats, notes de service, rapports et autres
Compléter les fiches de suivis des contrats à court, moyen et long terme et faire de la codification selon les normes en vigueur
Remplir des bons de commandes et les transmettre aux fournisseurs
Vérifier les factures et les codes comptables et diriger les factures aux chargés ou chargées de projets et à la directrice pour approbation
Collaborer à la vérification des données budgétaires du maintien des actifs, du fonds d’exploitation et des projets spéciaux à la demande du directeur ou des chargés ou chargées de projets
Transmettre les rapports de suivi budgétaire et toute information nécessaire à la vérification de la facturation aux collaborateurs des ressources financières
Élaborer des tableaux, des listes, des rapports et des statistiques générés à l’aide d’outils bureautiques de la suite Office
Mettre à jour des bases de données en respect des politiques de gestion de données

Expérience(s) et qualification(s) requise(s)

Compétences requises

Tu réponds à ces exigences? C’est bien parti!

Détenir un DEP en secrétariat ou une formation en bureautique**
Avoir au moins deux (2) ans d’expérience dans des fonctions similaires
Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit
Être à l’aise avec les outils bureautiques de la suite Office 365
Connaître les logiciels de gestion financière et matérielle Microsoft Dynamics et Pivotal, un atout
Faire preuve d’orientation client, de discrétion, d’un fort souci du détail. Tu as un bon sens de la collaboration et de bonnes habiletés d’adaptation
**Sous réserve de l’appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.

Remarque

Ce que nous t’offrons en échange

Un horaire de travail flexible, parce que nous avons à cœur la conciliation travail-vie personnelle
Un programme d’assurances collectives et un programme d’aide aux employé(e)s HUMAIN, pour te soutenir autant physiquement que mentalement
Un généreux fonds de pension à prestations garanties
Des vacances annuelles de quatre (4) semaines après un (1) an
Une réserve maladie de dix (10) jours après (1) un an pour te permettre de prendre soin de toi
Différentes formules de congés sans solde peuvent être offertes pour réaliser tes projets ou pour vivre les aventures dont tu rêves
L’accès gratuit à toutes nos expositions ainsi que des rabais à la boutique du Musée et à l’Espace saveurs (restaurant du Musée)
Plusieurs rabais dans diverses institutions culturelles du Québec
Un espace intérieur réservé aux membres du personnel du Musée pour laisser ton vélo en toute sécurité pendant ta journée de travail
L’opportunité de te joindre à un milieu ouvert, qui t’accueille dans toutes tes couleurs et tes idées, puisque c’est ENSEMBLE que l’on crée l’extraordinaire !
Conditions de travail – Fonctionnaires

Échelle salariale**: 40 051 $ à 52 689 $ annuellement, selon l’expérience
Selon l’échelle salariale en vigueur au 1er avril 2024 de la convention collective 2021-2027.
Corps d’emploi : Adjoint(e) administratif(-ive) (221)
Date d’entrée en fonction : Dès que possible
Avis aux lecteurs

Ta candidature

Si en plus de satisfaire à toutes nos demandes, tu es prêt ou prête à créer l’avenir avec nous, transmets-nous ta candidature accompagnée d’une lettre de motivation au plus tard le 21juin 2024 à 16 h 30 via la section « Carrière » de notre site Internet www.mcq.org.

La Vision du Musée de la civilisation qui est de susciter la rencontre de soi et de l’autre se veut un hymne à la diversité de l’être humain. Nous nous engageons à favoriser un milieu de travail inclusif, équitable et accessible, où tous sentent qu’ils peuvent contribuer dans toute leur unicité aux projets du Musée.

Le Musée de la civilisation souscrit également à un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les membres d’une minorité visible ou ethnique, les autochtones et les personnes handicapées.

Nous t’encourageons à communiquer avec nous à rh@mcq.org si tu as besoin d’un accommodement dans le processus de recrutement ou si tu as besoin de cette offre d’emploi dans un autre format.

Période d’affichage du poste

Jusqu’au 2024-06-21 à 03:11