Adjoint(e) administratif (ive), équipe des programmes

Description du poste

À propos de la Fondation Brain Canada
Établie à Montréal, au Québec, la Fondation Brain Canada (Brain Canada) est un organisme de bienfaisance national enregistré qui joue un rôle fédérateur unique et inestimable auprès des acteurs qui soutiennent et font progresser la recherche sur le cerveau à l’échelle nationale. Une meilleure compréhension des mécanismes du cerveau contribue à la prévention, au diagnostic, au traitement et à la guérison des troubles cérébraux, améliorant ainsi la santé de la population canadienne et mondiale.

Notre engagement envers la diversité, l’équité et l’inclusion (DEI)
La Fondation Brain Canada s’est engagée à améliorer et à élargir la science du cerveau au profit de tous, y compris des groupes historiquement sous-représentés et sous-étudiés. Nous savons que l’augmentation de la diversité de la main-d’œuvre et l’intégration du sexe et du genre dans la recherche sur le cerveau mènent à l’innovation et à un plus grand impact.
Notre engagement envers la DEI se reflète dans les mesures que nous prenons pour diversifier notre main-d’œuvre, et pour favoriser des environnements inclusifs par le biais de nos pratiques en matière d’affichage, d’entrevue, d’embauche, de formation, de mentorat et d’évaluation du rendement. Nous accueillons activement les membres des groupes sous-représentés tels que les femmes, les Peuples autochtones, les personnes en situation de handicap, les minorités visibles, les personnes immigrantes et les communautés LGBTQ2+.

Reconnaissance territoriale
Les bureaux de la Fondation Brain Canada sont situés sur le territoire traditionnel et ancestral du peuple Kanien’kehá:ka, site historiquement connu comme lieu de rassemblement et d’échange entre les nations. Dans le cadre de notre travail, nous concentrons nos efforts sur les appels à l’action Appels à l’action de la Commission de vérité et de réconciliation, en particulier ceux qui ont trait à l’amélioration de la santé des peuples autochtones et qui visent à faire progresser notre propre apprentissage sur les questions autochtones (Appels à l’action 19 à 24).

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la responsabilité de la leader, gestion des programmes et travaillant en étroite collaboration avec l’équipe recherche et programmes, l’adjoint(e) administratif(ve) soutient la mise en œuvre et l’administration des programmes et des activités de la Fondation Brain Canada.
RESPONSABILITÉS
Soutien administratif général à l’équipe de la recherche et des programmes
• Aider à la préparation de rapports, de présentations et d’autres documents relatifs à la recherche et aux programmes.
• Examiner les documents et la correspondance, au besoin, pour s’assurer de l’exactitude et de l’exhaustivité des renseignements.
• Répondre aux demandes de renseignements externes sur les questions liées aux programmes et les orienter en gérant la boîte de réception des programmes.
• Assister à l’élaboration et la diffusion d’informations générales et en faire la liaison avec l’équipe de la recherche et des programmes et d’autres départements de la Fondation Brain Canada.
• Assister l’équipe de la recherche et des programmes dans le stockage et l’organisation de documents liés aux programmes, y compris dans la saisie des données, la tenue des dossiers et la mise à jour des bases de données.
• Participer activement aux réunions d’équipe hebdomadaires, y compris avec d’autres départements.
• Assister le(la) Chef(fe) de la recherche et des programmes, de temps à autre, dans leurs tâches administratives.
• Participer aux tâches liées aux ressources humaines, telles que l’intégration des nouveaux membres de l’équipe des programmes.
• Participer, sur demande, à certaines conférences scientifiques et préparer des rapports de synthèse.

Soutien administratif à l’équipe de la recherche et des programmes tout au long du cycle de vie des subventions
• Fournir un soutien quotidien à l’équipe de la recherche et des programmes, y compris l’examen des documents liés aux possibilités de financement (p. ex., les appels à candidatures), le traitement des demandes et l’administration des subventions.
• Soutenir l’organisation et l’administration du processus d’évaluation par les pairs.
• Assister l’équipe de la recherche et des programmes dans la préparation de documents pour les candidats, les bénéficiaires de subventions et d’autres intervenants, au besoin.
• Soutenir l’équipe de la recherche et des programmes dans l’établissement de nouvelles possibilités de financement dans le système de gestion des subventions de la Fondation Brain Canada.
• Surveiller le système de gestion et de stockage des documents (SharePoint) pour l’équipe de la recherche et des programmes, en passant régulièrement les documents en revue pour s’assurer qu’ils sont correctement stockés et organisés.
• Aider à déléguer les examens des rapports d’étape aux gestionnaires et gestionnaires principaux des programmes, et assurer le suivi des rapports en suspens.
• Aider l’équipe de la recherche et des programmes à répondre aux questions des boîtes de réception des concours et des chercheurs financés, au besoin.
• Aider à la réalisation de toute autre tâche connexe, au besoin.

Environnement de travail
La Fondation Brain Canada s’engage à fournir un environnement de travail de grande qualité, où les membres de l’équipe peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes. Nous offrons:
• Un programme de rémunération concurrentiel incluant un régime d’avantages sociaux complet.
• Un horaire de travail flexible avec possibilité de télétravail, conformément à notre politique de télétravail.
• Un environnement de travail sain, flexible et dynamique qui met en valeur le travail d’équipe, la créativité, l’innovation et l’équilibre travail famille.
• Un accès à des programmes de développement continu et de formation.

Expérience(s) et qualification(s) requise(s)

QUALIFICATIONS
• Diplôme d’études collégiales en administration ou toute autre discipline connexe.
• Au moins 3 à 5 ans d’expérience à titre d’adjoint(e) administratif(ve).
• Expérience dans un contexte de recherche ou dans un organisme de financement de la recherche, un atout.
• Maîtrise de l’anglais et du français (à l’oral et à l’écrit) : Le(la) titulaire de ce nouveau poste devra communiquer de façon continue en français et en anglais avec l’équipe des programmes ainsi qu’avec l’ensemble des intervenants internes et externes au sein de la communauté scientifique canadienne. Le (la) titulaire de ce nouveau poste agira seul(e), ses responsabilités ne sont pas partagées avec les autres membres du département du Développement.

TALENTS
• Excellentes aptitudes de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Souci du détail et sens de l’organisation;
• Compétences en communication et capacité à travailler en équipe ;
• Solides connaissances informatiques et bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), d’Outlook et des plateformes de vidéoconférence ;
• Capacité à acquérir de nouvelles compétences, y compris de nouveaux logiciels et outils ;
• Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à gérer et hiérarchiser les tâches efficacement ;
• Capacité à travailler dans un environnement en constante évolution et à travailler sous pression pour respecter les délais ;
• Solide compréhension de la structure organisationnelle, des politiques et des documents afin de fournir efficacement des informations précises et en temps opportun aux différentes parties prenantes (internes et externes) ;
• Attitude positive et volonté d’apprendre et de s’adapter aux différents types de demandes.

Période d’affichage du poste

Jusqu’au 2023-09-30 à 06:11