Adjointe ou adjoint administratif

Description du poste

VOTRE MANDAT

L’adjointe ou l’adjoint administratif assure le soutien administratif et participe à des projets novateurs en collaboration avec les médecins-conseils de la direction. En appui à ces médecins-conseils, elle ou il assume la responsabilité des activités reliées à la coordination, l’organisation et au suivi des dossiers relevant de ses fonctions.

VOS PRINCIPAUX DÉFIS

Agir comme ressource administrative auprès des médecins-conseils de la DEM : gestion de l’agenda, gestion et suivi des courriels, réception des appels téléphoniques, planification des déplacements à l’extérieur et gestion des demandes de remboursement.
Recevoir, filtrer et acheminer les communications électroniques et téléphoniques, et fournir les renseignements ou orienter l’interlocuteur vers la bonne ressource.
Procéder à l’ouverture, la préparation et au suivi des dossiers administratifs (p.ex. : recueillir, vérifier et compiler les documents et renseignements).
Veiller à l’organisation et à la préparation des réunions auxquelles participent les médecins-conseils, autant à l’interne qu’à l’externe.
Collaborer à la rédaction, transcrire, réviser, effectuer la mise en page de divers documents (p.ex. : lettres, procédures, guide), et traduire occasionnellement des versions préliminaires de lettres et autres documents.
Produire et mettre en forme des présentations PowerPoint et procéder à l’élaboration de rapports statistiques sur diverses activités de la DEM.
Créer des tableaux de bord et des outils de suivi pour des projets et en assurer la mise à jour.
Effectuer le classement, la recherche et l’archivage de documents.
Participer à des projets innovateurs en collaboration avec les médecins-conseils, la directrice et la cheffe de l’administration.
Effectuer toute autre tâche nécessitée par ses fonctions.

Expérience(s) et qualification(s) requise(s)

VOTRE PROFIL

Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou dans une discipline jugée équivalente.
Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente.
Excellente maitrise de la langue française parlée et écrite.
Connaissance de la langue anglaise parlée et écrite, afin de pouvoir répondre à toutes demandes du public.
Très bonne connaissance de l’environnement Microsoft 365 (entre autres SharePoint et Teams).

CES HABILETÉS VOUS DÉFINISSENT

Grand sens de l’organisation et de la planification
Professionnalisme et discrétion
Polyvalence, rigueur et autonomie
Excellent souci du service à la clientèle
Flexibilité et capacité à travailler en équipe
Capacité à la créativité et à l’innovation
CES VALEURS VOUS GUIDENT AU QUOTIDIEN

Vous favorisez la collaboration en misant sur le travail d’équipe, la transparence, la flexibilité et l’ouverture aux autres.
Vous faites preuve de respect, d’inclusion, de considération et de civilité à l’égard des autres.
Vous adoptez une conduite empreinte d’intégrité, en faisant preuve d’indépendance et d’objectivité, et en priorisant toujours l’intérêt supérieur de votre organisation.
Vous faites preuve de rigueur, en déployant toutes les compétences nécessaires, et en vous appuyant sur des méthodes de travail objectives et exhaustives.
Vous démontrez l’engagement nécessaire en vous investissant et en contribuant activement à la réalisation de votre mandat.

NOS AVANTAGES

Poste permanent à temps plein
Salaire de départ compétitif, basé sur votre expérience (entre 61 000 $ et 68 000 $)
Horaire flexible sur 4 jours ½
Modèle hybride d’organisation du travail
Banque de congés de maladie et mobiles
Huit congés payés consécutifs durant la période des Fêtes
Trois semaines de vacances dès la première année selon notre période de référence
Régime de retraite à cotisations déterminées (cotisation de l’employeur : 10% du salaire)
Régime d’assurances collectives (prime payée à 100% par l’employeur)

Période d’affichage du poste

Jusqu’au 2025-04-28 à 22:23